Wie als werkgever of leidinggevende te maken krijgt met een ziekmelding krijgt automatisch ook te maken met regels rondom de privacy van de werknemer. Veel mensen weten niet wat wel en wat niet mag met als gevolg dat werkgevers buiten hun boekje gaan. Dit kan vervelende gevolgen hebben. Daarom besteed ik in deze blog aandacht aan de do’s and dont’s bij een ziekmelding van een werknemer zodat je beslagen ten ijs komt.

Ziekmelding

Als werkgever of leidinggevende mag je niet zomaar alles vragen aan een werknemer die zich ziekmeldt. Wat je wel en beter niet kunt doen som ik hieronder voor je op.

DO’S

• • Vragen naar de verwachte verzuimduur. Denkt iemand dagen of weken weg te blijven?
  • Vragen naar het telefoonnummer of adres van waar iemand verblijft.
  • Vragen of het verzuim het gevolg is van een verkeersongeval (waarbij een derde partij betrokken is die eventueel aansprakelijk is), zwangerschap of orgaandonatie (in dit geval kan iemand een Ziektewet uitkering krijgen).
  • Vragen of iemand beschikt over een no-riskpolis van UWV (vangnetbepaling).
  • Vragen of er afspraken in de agenda staan of werkzaamheden zijn die moeten worden overgedragen.
  • Maak afspraken hoe jullie nu verder gaan.

DONT’S

• • Vragen naar de reden van ziekmelding.
  • Vragen naar klachten.
  • Vragen wat iemand nog wel kan. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft eind 2017 aangegeven dat deze vraag niet door werkgevers gesteld mag worden.
  • Vragen naar afspraken met artsen, psychologen etc.
  • Vragen naar privé omstandigheden zoals scheiding, verslaving, relatieproblemen etc.
  • Zelf doktertje spelen en beoordelen of iemand wel kan werken of niet.
  • Iemand verplichten om naar het werk te komen.
  • Iemand onder druk zetten, chanteren of confronteren met de gevolgen van zijn/haar verzuim.

Na de ziekmelding

Ieder verzuim begint met een ziekmelding. Zodra een medewerker zich ziek meldt krijg je te maken met de Wet verbetering poortwachter. Het is belangrijk dat je na de ziekmelding op de juiste wijze te werk gaat.

DO’S

• • Geeft je medewerker aan dat zijn of haar verzuim niet een kwestie van een paar dagen is? Meld je medewerker dan uiterlijk één week na de eerste ziektedag aan bij de arbodienst of bedrijfsarts. De bedrijfsarts zal de medewerker oproepen en aan je terugkoppelen waar je rekening mee zal moeten houden met betrekking tot de werkhervatting. Ga serieus met de re-integratie van een zieke werknemer om en houd je aan de regels van de Wet verbetering poortwachter.
  • Zorg ervoor dat de verzuimadministratie afgesloten is en dat niemand bij deze dossiers kan. Zorg er dus ook dat digitale dossiers niet openbaar staan en niet benaderbaar zijn door andere mensen. Ik hoef niet uit te leggen dat de AVG (privacywet) van je eist dat je nauwkeurig omgaat met informatie die je vastlegt. De regels zijn streng en de boetes zijn hoog!

DONT’S

• • Leg na de verzuimmelding het gesprek vast in een verzuimdossier. Maar let op: leg geen medische of ziektegerelateerde gegevens vast. Ook niet als een werknemer die op eigen initiatief heeft verstrekt. Dit betekent ook dat je niet vastlegt dat een medewerker therapie volgt, in scheiding ligt of afspraken met een psycholoog of arts heeft. Artikel 16 AVG verbiedt het Plaats ook geen eigen observaties of subjectieve waarnemingen ten opzichte van het lichamelijk of geestelijk functioneren in het verzuimdossier.